艺术档案管理办法-第二十条~十二一条

艺术档案管理办法-第二十条~十二一条

第二十条 艺术档案材料应按内容、种类组卷。对剧材料应按剧目分类组卷；音乐歌舞演出材料应按节目分类组卷； 艺术科研材料应按科研专题分类组卷； 艺术教育材料应按各专业课程分类组卷； 社会文化、文化交流材料应按业务活动进行组卷。

一、艺术档案材料组卷原则

艺术档案材料应按照其内容、种类进行科学合理的组卷，确保每卷档案材料具有内在的逻辑性和完整性。

二、各类艺术档案材料组卷方法

剧材料：

应按剧目分类组卷，即每个剧目应单独成卷或按剧目名称、主题等相近的剧目组合成卷。

组卷时应包括剧本、导演材料、演员心得、舞台布景设计、排练记录、演出照片等与该剧目相关的所有材料。

音乐歌舞演出材料：

应按节目分类组卷，即每个节目或按节目类型、主题等相近的节目组合成卷。

组卷时应包括节目单、乐谱、歌词、排练记录、演出录音录像、服装道具设计等与该节目相关的所有材料。

艺术科研材料：

应按科研专题分类组卷，即每个科研专题或按研究内容、目标等相近的专题组合成卷。

组卷时应包括研究报告、调查数据、实验记录、研究成果、论文发表等与该科研专题相关的所有材料。

艺术教育材料：

应按各专业课程分类组卷，即每个专业课程或按课程性质、内容等相近的课程组合成卷。

组卷时应包括教学大纲、教学计划、教材教案、学生作业、考试试卷、教学评估等与该专业课程相关的所有材料。

社会文化、文化交流材料：

应按业务活动进行组卷，即每个业务活动或按活动时间、地点、内容等相近的活动组合成卷。

组卷时应包括活动策划方案、宣传材料、活动记录、照片视频、参与人员名单等与该业务活动相关的所有材料。

三、注意事项

组卷的科学性：在组卷过程中，应确保每卷档案材料的内在逻辑性和完整性，避免将不相关或关系不大的材料混入同一卷中。

卷内材料的排序：卷内材料应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度顺序等，以便于检索和利用。

卷宗的标识：每卷档案材料应有明确的标识，包括卷名、卷号、起止时间等信息，以便于管理和查找。

综上所述，艺术档案材料的组卷工作是一项细致而重要的任务，需要按照内容、种类进行科学合理的分类和排序，以确保艺术档案的完整性和系统性。

第二十一条 对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料进行归档时，应将每一单项(盒或盘)作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。

第二十一条详细规定了非纸质载体的艺术档案材料（如录音带、录像带、照片、唱片、光盘等）的归档方法。这些材料在艺术档案中占有重要地位，因为它们能够直观地记录艺术活动的声音、图像和动态过程。以下是针对该条款的解读：

一、保管单位的确定

对于非纸质载体的艺术档案材料，应将每一单项（无论是盒装还是盘装）视为一个独立的保管单位。这意味着每个录音带、录像带、照片集、唱片或光盘都应被单独对待，并赋予其独特的标识。

二、档号的编排

每个保管单位都应单独编排档号。档号是对档案材料进行唯一标识的重要工具，它应包含足够的信息，以便在需要时能够迅速定位到特定的档案材料。

三、分类整理和编号的方法

按年度分类：首先，应根据档案材料的形成年度对其进行分类。这有助于在检索时快速缩小搜索范围。

结合内容分类：在按年度分类的基础上，应进一步结合档案材料的具体内容进行细分。例如，可以将同一年度的录音带按剧目、节目或活动主题进行分类。

编号：对分类后的档案材料进行编号，以确保每个保管单位都有一个唯一的标识符。编号应简洁明了，易于识别和记忆。

四、与文字材料的联系

对于与文字材料有直接联系的非纸质载体档案材料，应编写互见号或互见卡。互见号或互见卡是一种指示工具，它能够指出与特定非纸质载体档案材料相关的文字材料的位置和信息。这有助于在检索时同时获取到相关的文字和非文字信息，从而更全面地了解艺术活动的全貌。

五、注意事项

?；ご胧?/span>：由于非纸质载体档案材料易于受损和变质，因此在归档时应采取适当的保护措施，如使用专业的存储盒、避免阳光直射和潮湿环境、定期备份等。

检索效率：在分类整理和编号时，应考虑检索效率。合理的分类和编号体系能够大大提高检索速度，减少检索时间。

更新和维护：随着艺术活动的不断进行和新的非纸质载体档案材料的产生，应及时更新和维护档案材料的分类和编号体系，以确保其准确性和完整性。

以舞台剧《雷雨》的演出为例，详细说明归档的过程可以分为以下几个步骤：

一、准备阶段

明确归档范围：

根据舞台剧《雷雨》的演出特点，确定需要归档的材料范围。这可能包括剧本、导演手册、演员资料、舞台设计图、服装设计图、道具清单、排练记录、演出视频和音频、剧照、观众反馈、媒体报道等。

准备归档工具：

准备适当的存储设备和容器，如硬盘、光盘、存储卡、文件夹、档案盒等，用于存放不同类型的档案材料。

二、收集阶段

全面收集材料：

在舞台剧《雷雨》的筹备、排练和演出过程中，及时收集各类档案材料。确保每个阶段的重要文件和记录都被完整地保存下来。

分类整理：

将收集到的材料按照类型进行分类，如文字材料、图片材料、视频和音频材料等。对于文字材料，可以进一步细分为剧本、导演手册、演员资料等。

三、归档阶段

为每项材料编排档号：

为每项材料编排一个唯一的档号，以便在需要时能够快速找到。档号可以包含演出名称、年份、材料类型、序号等信息。

数字化存储：

对于可以数字化的材料，如剧本、导演手册、演员资料、舞台设计图、服装设计图、道具清单、排练记录、演出视频和音频、剧照等，进行扫描或转录，并存储在计算机或云端存储服务中。确保存储格式兼容且易于访问。

物理存储：

对于无法数字化的材料，如实体道具、服装等，可以拍摄照片或视频进行记录，并将照片或视频存储在数字化存储系统中。同时，为这些实体物品提供适当的存储环境，如干燥、通风、防虫等。

编写互见号或互见卡：

对于与文字材料有直接联系的非纸质载体档案材料（如演出视频和音频、剧照等），编写互见号或互见卡。互见号或互见卡应包含相关信息，以便在检索时能够快速找到相关的文字材料和非文字材料。

四、档号编排

确定基本结构：

档号应由多个部分组成，以清晰地标识录像带的来源、类型、年度和序号等信息。

具体编排：

假设采用“单位代码-年度-材料类型-序号”的基本结构来编排档号。

单位代码：根据归档单位的规定，为《雷雨》录像带分配一个唯一的单位代码，如“LYJ”（雷雨剧）。

年度：录像带制作的年份，如“2024”。

材料类型：由于这是录像带，可以直接用“LXD”表示。

序号：根据录像带的数量，为每条录像带分配一个唯一的序号，如“001”、“002”等。

综上，第一条《雷雨》录像带的档号可能为“LYJ-2024-LXD-001”。

五、互见号编写

确定互见关系：

互见号用于建立不同档案材料之间的联系。对于《雷雨》录像带，可能需要与其剧本、导演手册、演员资料等文字材料建立互见关系。

具体编写：

假设剧本的档号为“LYJ-2024-JB-001”（表示《雷雨》剧本，2024年制作的第一份）。

那么，对于与这份剧本直接相关的录像带（如排练或演出的录像），可以在其档号下编写互见号，如“见LYJ-2024-JB-001”。

反之，在剧本的档号下，也可以编写互见号指向相关的录像带，如“见LYJ-2024-LXD-001等”。

六、注意事项

唯一性：

档号和互见号应具有唯一性，以确保在检索时能够准确地定位到特定的档案材料。

清晰性：

档号和互见号的编排应清晰明了，便于理解和使用。

一致性：

在整个归档过程中，应保持一致的档号和互见号编排规则，以避免混淆和错误。

灵活性：

档号和互见号的编排应具有一定的灵活性，以适应未来可能的变化和扩展。